Noch konnte der Messenger ihr nicht den Rang ablaufen: Die E-Mail ist im Gesch\u00e4ftsalltag das g\u00e4ngigste Kommunikationsmittel. Selbst in Kleinunternehmen werden Tag f\u00fcr Tag hunderte von E-Mails versendet und empfangen. Durch Online-Formulare oder Shops ist die E-Mail noch deutlicher zum wesentlichen Kommunikationsmittel geworden. Doch die Flut an „virtuellen Gespr\u00e4chen“ \u2013 Angebote, Rechnungen, Nachfragen, Vertr\u00e4ge oder Telefonnotizen \u2013 muss \u00fcbersichtlich bleiben, um Transparenzpflichten zu erf\u00fcllen. Wie die rechtssichere E-Mail-Archivierung aussehen kann, erkl\u00e4ren wir Ihnen heute.<\/p>\n
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Die Antwort auf diese uns h\u00e4ufig gestellte Frage ergibt sich bereits aus dem ersten Absatz: E-Mails haben sehr unterschiedlichen Charakter. Von einer Anfrage \u00fcbers Web-Formular \u00fcber Gespr\u00e4chsprotokolle oder Telefonnotizen bis hin zum Vertrag, zur Rechnung oder zum Angebot wird heutzutage alles per E-Mail gekl\u00e4rt. Deshalb: Ja, Sie m\u00fcssen E-Mails im gesch\u00e4ftlichen Umfeld definitiv archivieren. Jedoch l\u00e4ngst nicht jede.<\/p>\n
Vor allem aus steuerrechtlichen Gr\u00fcnden sind Unternehmen dazu verpflichtet, gesch\u00e4ftliche Korrespondenzen aufzubewahren. Das Finanzamt erhebt den Anspruch, auch noch nach Jahren nachvollziehen zu k\u00f6nnen, wie welche Gesch\u00e4fte zustande kamen. Der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer selbst tr\u00e4gt die Verantwortung f\u00fcr rechtssichere E-Mail-Archivierung. Die folgenden Gesetze betreffen die Archivierung von E-Mails:<\/p>\n
Seit geraumer Zeit, n\u00e4mlich seit Anfang 2017, schreiben diese Gesetzesgrundlagen auch die Archivierung elektronischer Post vor. Dabei gilt grunds\u00e4tzlich, dass jene E-Mails archiviert werden m\u00fcssen, die zum Abwickeln eines Gesch\u00e4fts relevant sind. Das schlie\u00dft neben dem vorbereitenden Schriftverkehr auch Angebote, Auftr\u00e4ge sowie Rechnungen, jedoch auch Reklamationen mit ein. Nicht nur empfangene E-Mails, sondern auch gesendete geh\u00f6ren archiviert.<\/p>\n
Doch auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) tr\u00e4gt ihren Teil zur Pflicht der E-Mail-Archivierung bei. Denn sie fordert einen transparenten Umgang mit Daten. Eine strukturierte E-Mail-Archivierung tr\u00e4gt zweifelsfrei zur Gesamtstrategie Datenschutz im Unternehmen bei.<\/p>\n
Damit ist der gesamte E-Mail-Verkehr betroffen, der gesch\u00e4ftliche Relevanz hat. Eben dieser E-Mail-Verkehr muss, einschlie\u00dflich aller Dateianh\u00e4nge, geordnet abgespeichert werden. Als gesch\u00e4ftlich relevant werden E-Mails betrachtet, die …<\/p>\n
Wichtig: Die GoBD geben vor, dass die Archivierung im Originalformat stattfinden muss. Ein Ausdruck einer E-Mail wird als Kopie gewertet und ist damit nicht zul\u00e4ssig.<\/p>\n
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Zu den Aufbewahrungsfristen finden Sie Antworten im HGB sowie in der AO. Konkret gibt \u00a7 257 HGB<\/a> Abs. 4 vor, dass per E-Mail gesendete Handelsbriefe sechs Jahre aufbewahrt werden m\u00fcssen. Detaillierter wird es in Abs. 5: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem Sie diese E-Mail versendet oder empfangen haben. Angenommen also, Sie haben in 2019 einen Handelsbrief per E-Mail versendet, so endet die Archivierungspflicht f\u00fcr die E-Mail, alle damit zusammenh\u00e4ngenden E-Mails und Anh\u00e4nge sechs Jahre ab Ende 2019 \u2013 unabh\u00e4ngig davon, ob Sie die betreffende E-Mail im Februar oder im November 2019 versendet haben.<\/p>\n